外贸客户电话怎么接

外贸电话接通率很低的原因

外贸客户电话接通率一直比较低,这给我们的外贸业务带来很大影响。其实,外贸客户电话接通率低,主要是因为以下几个原因:

正确接听外贸客户电话的方法

要提高外贸客户电话的接通率,我们需要改变以往的接听方式,正确接听外贸客户电话应该注意以下几点:

1. 及时接听电话

电话一响起就尽快接听,不能辗转反侧,否则容易误以为是广告电话就直接挂断。外贸客户致电可能就是抓紧时间,一点疏忽就会让客户转向其他供应商。

2. 温和有礼介绍自己

电话一接通,用普通话或英语用轻松的语气自我介绍“这是XX公司,我是XXX,请问有什么可以为您服务的?”语气温和有礼,给客户以好感。

3. 积极主动了解客户需求

主动询问客户致电目的,了解产品细节和数量,是否需要报价等。积极主动的态度可以拓展更多商业机会。

完善外贸电话接待流程

为了提高外贸客户电话的接通率,还需要完善好外贸电话接待的流程:

1. 制定标准电话接待流程

将正确的电话接听步骤写明,比如自我介绍、询问客户需求、提供报价等流程,规范每一员工的电话接待动作。

2. 培训电话接线员服务态度

不断培训提升电话接线员的外语水平和服务意识,使其掌握标准的电话接待流程和语气。

3. 设立电话排障制度

比如 customer关系管理系统记录每次客户电话,如果多次呼入无人接听则上报经理调查原因。

运用新技术提升外贸电话接通率

在完善流程的同时,也可以运用一些新技术手段来提升外贸电话接通率:

1. 应用云接待系统

采用类似阿里弹窗接待等云接待系统,客户致电时弹出对话框主动服务,免去接线员接听时间,有效解决接听漏机问题。

2. 使用云式电话系统

外贸团队使用类似Zoom telephony等电话系统,实现外行内线转接功能,任何一名成员接听后可主动转接至相关业务部门,保证客户问答需求。

3. 推送多渠道客户反馈

通过ERP系统等给客户定期推送行业资讯,同时开通微信公众号等渠道交流。等客户有新需求主动咨询,实现客服网络化。

提升外贸电话接通率的小结

综上所述,提升外贸电话接通率需要从改进电话接待流程和服务意识以及运用新技术双向努力。只有把握好每一个客户电话时机,提供周到服务,才能最大限度支持外贸业务拓展。

常见问答(FQAS)

如何及时接听外贸客户电话?

电话一响起就尽快接听,不能辗转反侧,否则容易误以为是广告电话就直接挂断。外贸客户致电可能就是抓紧时间,一点疏忽就会让客户转向其他供应商。

接听电话后应该如何自我介绍?

电话一接通,用普通话或英语用轻松的语气自我介绍“这是XX公司,我是XXX,请问有什么可以为您服务的?”语气温和有礼,给客户以好感。

如何主动了解客户需求?

主动询问客户致电目的,了解产品细节和数量,是否需要报价等。积极主动的态度可以拓展更多商业机会。

如何规范标准化电话接待流程?

将正确的电话接听步骤写明,比如自我介绍、询问客户需求、提供报价等流程,规范每一员工的电话接待动作。

如何培训提升电话接线员服务质量?

不断培训提升电话接线员的外语水平和服务意识,使其掌握标准的电话接待流程和语气。

更新时间:2024-11-22